一、會(huì)議執(zhí)行專員崗位職責(zé)
會(huì)議執(zhí)行專員是確保各類會(huì)議、活動(dòng)順利進(jìn)行的關(guān)鍵角色，負(fù)責(zé)從會(huì)議策劃到現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保會(huì)議目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，參會(huì)者體驗(yàn)滿意。具體職責(zé)包括但不限于：
1. 會(huì)議策劃與籌備：
根據(jù)客戶需求或公司戰(zhàn)略，參與制定會(huì)議計(jì)劃，包括確定會(huì)議主題、議程安排、參會(huì)人員名單等。
- 協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源，如場(chǎng)地預(yù)訂、設(shè)備租賃、餐飲服務(wù)、住宿安排等。
- 設(shè)計(jì)并制作會(huì)議材料，如邀請(qǐng)函、會(huì)議手冊(cè)、宣傳資料等。
2. 預(yù)算管理：
- 定期向管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，提出優(yōu)化建議。
3. 供應(yīng)商管理與協(xié)調(diào)：
- 篩選并評(píng)估供應(yīng)商（如酒店、會(huì)場(chǎng)服務(wù)商、AV設(shè)備供應(yīng)商等），建立并維護(hù)良好的合作關(guān)系。
- 協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量完成會(huì)議相關(guān)服務(wù)。
4. 現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行與管理：
- 負(fù)責(zé)會(huì)議當(dāng)天的現(xiàn)場(chǎng)布置、簽到引導(dǎo)、技術(shù)支持、緊急應(yīng)對(duì)等工作。
- 監(jiān)督會(huì)議流程，確保會(huì)議按時(shí)、有序進(jìn)行，處理現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)情況。
- 會(huì)議復(fù)盤：收集參會(huì)者反饋，評(píng)估會(huì)議效果，為后續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。
5. 文檔整理與歸檔：
- 會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單、費(fèi)用結(jié)算單等相關(guān)文件。
- 將所有會(huì)議資料歸檔保存，便于日后查閱。
二、會(huì)議執(zhí)行專員招聘要求
為了勝任上述職責(zé)，會(huì)議執(zhí)行專員需具備以下能力和素質(zhì)：
1. 教育背景：
- 大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷，市場(chǎng)營(yíng)銷、酒店管理、商務(wù)管理、旅游等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先考慮。
2. 工作經(jīng)驗(yàn)：
- 至少1年會(huì)議策劃與執(zhí)行相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。
3. 專業(yè)技能：
- 熟練掌握Office辦公軟件，尤其是PPT制作和Excel數(shù)據(jù)處理能力。
- 了解會(huì)議策劃與執(zhí)行流程，熟悉會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備租賃及餐飲服務(wù)市場(chǎng)。
- 具備良好的時(shí)間管理和多任務(wù)處理能力，能在快節(jié)奏環(huán)境中高效工作。
4. 溝通協(xié)調(diào)能力：
- 出色的口頭和書面溝通技巧，能夠清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。
- 優(yōu)秀的客戶服務(wù)意識(shí)，能夠有效處理客戶需求和投訴。
- 強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，能夠與不同部門及外部供應(yīng)商有效合作。
5. 問題解決與應(yīng)變能力：
- 能夠迅速識(shí)別并解決會(huì)議籌備與執(zhí)行過程中的問題。
- 在壓力下保持冷靜，靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保會(huì)議順利進(jìn)行。
6. 其他要求：
- 具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，注重細(xì)節(jié)，追求卓越。
- 愿意接受挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提升個(gè)人專業(yè)能力。