(1)秘書工作
?1.日程管理
統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)每日行程,安排會議、差旅、商務(wù)接待等優(yōu)先級事務(wù),及時提醒并處理沖突。
制作上級日程簡報(含會議背景資料、行程路線圖等)。
?2.會議與文書支持
籌備重要會議材料(PPT、報表等),撰寫會議紀(jì)要并跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度。
起草上級交辦的公文、信函及匯報文件,確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。
?3.信息保密與協(xié)調(diào)
嚴(yán)守工作機(jī)密,過濾無關(guān)來電及訪客,對接核心部門(如董事會辦公室)。
協(xié)調(diào)上級與內(nèi)外部資源的溝通,充當(dāng)“信息樞紐”角色。
(2)行政綜合管理
?1.日常事務(wù)統(tǒng)籌
管理辦公環(huán)境(會議室預(yù)定、設(shè)備維護(hù)、綠植養(yǎng)護(hù)等),監(jiān)督行政采購流程。
制定行政標(biāo)準(zhǔn)化流程(如接待SOP、檔案管理規(guī)則),優(yōu)化效率。
?2.資產(chǎn)管理
登記、盤點公司固定資產(chǎn)(如禮品庫、辦公設(shè)備),跟蹤維護(hù)及報廢流程。
管控差旅費用報銷,審核票據(jù)合規(guī)性。
?3.活動與應(yīng)急響應(yīng)
組織內(nèi)部活動(年會、培訓(xùn))及外部商務(wù)活動(行業(yè)論壇、政府接待)。
處理突發(fā)事件(如臨時接待、緊急文件處理),快速響應(yīng)并協(xié)同解決。
(3)商務(wù)接待與應(yīng)酬
?1.高端商務(wù)接待
負(fù)責(zé)政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴的高規(guī)格接待,全程陪同并展現(xiàn)企業(yè)專業(yè)形象。
根據(jù)來賓背景定制接待方案(如文化偏好、餐飲禁忌)。
?2.餐桌應(yīng)酬支持
參與商務(wù)宴請,協(xié)助活躍氛圍,適度飲酒并把控交談尺度。
掌握酒桌禮儀(如敬酒順序、話題引導(dǎo)),維護(hù)企業(yè)利益與上級形象。
?3.資源關(guān)系維護(hù)
建立重點客戶/合作伙伴的接待檔案,定期發(fā)送節(jié)日問候或企業(yè)動態(tài)。
收集宴請后的合作反饋,向上級匯報潛在業(yè)務(wù)機(jī)會。
(4)其他職責(zé)
協(xié)助企業(yè)文化建設(shè)(如員工關(guān)懷、文化墻更新)。
完成上級及行政總監(jiān)交辦的臨時緊急任務(wù)。
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