一、主要職責(zé):
1.文檔管理與歸檔
負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程項(xiàng)目相關(guān)的所有文件,包括但不限于設(shè)計(jì)圖紙、合同、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、變更
通知等。
建立和維護(hù)電子及紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng),確保文檔的安全、完整和易于檢索定期對(duì)文檔進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。
2.信息傳遞與溝通
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)外部溝通,包括與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等的信息傳遞。
準(zhǔn)備和分發(fā)會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、通知等文件,確保信息準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)給相關(guān)人員。
跟蹤并反饋各方對(duì)信息的響應(yīng)情況,及時(shí)解決溝通中出現(xiàn)的問題。
3.進(jìn)度跟蹤與報(bào)告
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度,定期收集和分析工程進(jìn)度數(shù)據(jù)
編制項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告,包括進(jìn)度完成情況、存在的問題、建議的解決方案等,,供管理層決策參考,跟蹤項(xiàng)目中的關(guān)鍵里程碑,及時(shí)提醒團(tuán)隊(duì)成員注意即將到來的截止日期。
4.日常行政事務(wù)
負(fù)責(zé)安排會(huì)議室、準(zhǔn)備會(huì)議材料、記錄會(huì)議內(nèi)容等會(huì)議相關(guān)工作。處理工程項(xiàng)目的日常行政事務(wù),如辦公用品采購(gòu)、設(shè)備維護(hù)、來訪接待等協(xié)助組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的活動(dòng),增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
二、技能要求:
具備良好的文檔管理和信息處理能力。
熟練掌握辦公軟件(如Word、Exce1、PPT等)和基本的文檔管理軟件。
優(yōu)秀的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神,能夠與不同背景的人有效溝通。
注重細(xì)節(jié),有較強(qiáng)的責(zé)任心和時(shí)間管理能力。
具備一定的工程項(xiàng)目知識(shí),了解工程項(xiàng)目的基本流程和規(guī)范。