一、日常行政事務處理
1. 文件與資料管理
- 負責公司文件、合同、檔案的收發(fā)、登記、歸檔及保管，確保信息完整性和保密性。
- 整理會議紀要、報告等文檔，及時更新電子或紙質(zhì)檔案系統(tǒng)。
2. 辦公環(huán)境維護
- 管理辦公區(qū)域秩序，協(xié)調(diào)工位分配、設備維護、衛(wèi)生清潔等事務。
- 監(jiān)督辦公設施（如打印機、投影儀）的正常運行，聯(lián)系維修人員處理故障。
3. 辦公用品管理
- 采購、發(fā)放辦公用品，定期盤點庫存，控制成本并避免浪費。
- 管理固定資產(chǎn)登記及調(diào)配，協(xié)助處理報廢或轉(zhuǎn)移手續(xù)。
二、會議與日程支持
1. 會議管理
- 安排內(nèi)部或外部會議，協(xié)調(diào)會議室預訂、設備調(diào)試、材料準備等工作。
- 協(xié)助制作會議PPT、議程表，記錄會議紀要并跟蹤決議執(zhí)行情況。
2. 領導日程協(xié)調(diào)
- 協(xié)助上級安排行程，包括差旅預訂（機票、酒店、接送）、日程提醒等。
- 處理臨時性日程調(diào)整，確保時間安排合理高效。
三、溝通與協(xié)調(diào)
1. 內(nèi)外聯(lián)絡
- 接聽電話、轉(zhuǎn)接來電，記錄重要信息并及時反饋。
- 接待來訪客戶，安排會面并做好基礎商務禮儀服務。
2. 跨部門協(xié)作
- 協(xié)助各部門傳遞文件、通知或信息，協(xié)調(diào)資源需求（如用車、物資申請）。
- 跟進項目進度，推動跨部門事務的落實。