崗位職責:
1、根據項目需求,確定資料收集類型與范圍,制定清單,確保所有關鍵信息完整覆蓋,如合同、會議紀要、技術文檔、驗收報告、客戶反饋等。
2、設定收集周期,并對資料進行分類、編號、整理和質量檢查,確保資料真實、準確、完整。對不合格資料及時溝通、協調完善。
3、設計合理的資料歸檔體系,制定分類、命名規(guī)范,確保資料易讀、可追溯,記錄歸檔時間、人員與存儲位置,方便后續(xù)查找。
4、確保資料存儲安全,定期更新和維護,處理損壞文件并清理過時資料。管理實體資料和電子資料(如檔案室、電子檔案系統(tǒng)、云存儲等)。
5、制定資料借閱制度,明確借閱流程、權限與期限,記錄借閱信息,確保及時歸還并檢查合規(guī)性。
6、根據產品出廠登記表和發(fā)貨明細,制作合格證、檢驗報告、產品證書等文件,并編制隨機資料明細。
7、優(yōu)化資料管理流程,確保文控流程高效并符合質量標準,提升文檔管理效率和準確性。
任職要求:
1、本科及以上學歷,文秘、行政管理、工程管理等相關專業(yè)優(yōu)先。
2、3年以上文控或檔案管理經驗,熟悉歸檔、質量控制及合規(guī)性檢查等流程,有項目文檔管理與電子檔案管理系統(tǒng)經驗者優(yōu)先。
3、細致耐心、責任心強,具備良好溝通能力,能承受工作壓力,協調各方資源確保資料順利收集與歸檔。
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