接待與引導(dǎo)
- 來訪接待：負(fù)責(zé)接待來訪的客戶、合作伙伴、面試者等，以熱情、專業(yè)的態(tài)度迎接每一位來訪者，引導(dǎo)他們到合適的區(qū)域等候，并及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行接待。
- 電話接聽：接聽公司總機(jī)電話，禮貌地應(yīng)答，準(zhǔn)確記錄來電信息，及時(shí)轉(zhuǎn)接給相關(guān)部門或人員，確保電話溝通順暢。
- 引導(dǎo)指引：為來訪者提供必要的指引和幫助，如介紹公司布局、引導(dǎo)前往會(huì)議室或相關(guān)辦公室等，為來訪者營造良好的體驗(yàn)。
行政事務(wù)處理
- 文件管理：負(fù)責(zé)公司文件、資料的整理、歸檔和保管工作，確保文件的完整性和可查閱性。同時(shí)，根據(jù)需要進(jìn)行文件的復(fù)印、掃描、傳真等操作。
- 辦公用品管理：負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理，定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，根據(jù)需求制定采購計(jì)劃，確保辦公用品的充足供應(yīng)，并做好領(lǐng)用登記。
- 會(huì)議安排：協(xié)助組織公司內(nèi)部會(huì)議，包括預(yù)訂會(huì)議室、準(zhǔn)備會(huì)議資料、通知參會(huì)人員等，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
- 環(huán)境維護(hù)：維護(hù)前臺(tái)區(qū)域及公共區(qū)域的整潔與衛(wèi)生，檢查辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行處理，為員工和來訪者提供舒適的環(huán)境。
信息管理與傳達(dá)
- 信息收集：收集、整理和更新公司的各類信息，如員工通訊錄、客戶信息等，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
- 通知傳達(dá)：及時(shí)傳達(dá)公司的各項(xiàng)通知、文件和信息給相關(guān)人員，確保信息傳遞的順暢和準(zhǔn)確。
- 郵件管理：負(fù)責(zé)公司郵件的收發(fā)、登記和分發(fā)工作，及時(shí)處理重要郵件，提醒相關(guān)人員及時(shí)查閱和回復(fù)。
其他工作
- 協(xié)助招聘：協(xié)助人力資源部門進(jìn)行招聘工作，如篩選簡歷、通知面試、接待面試者等。
- 活動(dòng)組織：協(xié)助組織公司的各類活動(dòng)，如團(tuán)建活動(dòng)、年會(huì)、培訓(xùn)等，負(fù)責(zé)活動(dòng)的場(chǎng)地布置、物資準(zhǔn)備等工作。
- 完成臨時(shí)任務(wù)：完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性任務(wù)，如協(xié)助其他部門進(jìn)行項(xiàng)目工作、處理突發(fā)情況等。