行政前臺兼總經(jīng)理助理秘書崗位職責
一、前臺接待與行政事務(wù)
1. 來訪接待：以熱情、專業(yè)的態(tài)度接待所有來訪人員，包括但不限于客戶、合作伙伴、求職者等。核實訪客身份及來訪目的后，及時通知相關(guān)人員接待，并引導至合適區(qū)域就座，提供茶水等基本服務(wù)。確保前臺接待區(qū)域的整潔與有序，為來訪者留下良好的企業(yè)印象。
2. 電話接聽：迅速接聽公司總機電話，使用禮貌、清晰的語言進行應(yīng)答，準確記錄來電信息，及時轉(zhuǎn)接或傳達給相關(guān)人員。對常見咨詢問題，能夠依據(jù)公司規(guī)定給予準確解答。
3. 郵件與快遞管理：負責公司各類郵件、包裹的收發(fā)與登記工作。及時將重要郵件、快遞通知相關(guān)部門或人員查收，并跟蹤?quán)]件、快遞的投遞情況，確保無遺漏或延誤。對需要寄出的郵件和快遞，按照公司規(guī)定的流程進行處理，選擇合適的快遞服務(wù)提供商，確保寄件安全、準確、及時。
4. 辦公用品管理：負責辦公用品的采購、庫存管理與發(fā)放工作。定期盤點辦公用品庫存，根據(jù)實際需求制定采購計劃，經(jīng)審批后執(zhí)行采購流程。嚴格按照公司規(guī)定的標準，為員工發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記，確保辦公用品的合理使用，避免浪費。
5. 辦公環(huán)境維護：協(xié)助維護辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，確保公共區(qū)域整潔干凈。協(xié)調(diào)安排辦公設(shè)備的日常維護與報修工作，如復(fù)印機、打印機、傳真機等，確保設(shè)備正常運行，保障公司日常辦公的順利進行。
二、總經(jīng)理助理工作
1. 日程管理：提前與總經(jīng)理溝通，明確各項工作的優(yōu)先級和時間節(jié)點，合理安排會議、出差、商務(wù)洽談等活動。及時提醒總經(jīng)理各項重要事務(wù)和會議，確保其工作行程有條不紊地進行。
2. 文件處理：負責總經(jīng)理文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。對重要文件進行重點標注和提醒，確保總經(jīng)理及時處理。根據(jù)總經(jīng)理的要求，起草、撰寫各類文件，如報告、請示、信函等，保證文件內(nèi)容準確、條理清晰、語言通順。對需總經(jīng)理審批的文件，進行初步審核，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并提出合理的處理建議供總經(jīng)理參考。
3. 完成總經(jīng)理安排的其他事宜。
任職要求
1. 本科學歷及以上，行政管理、空乘、文秘等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先考慮。
2. 形象氣質(zhì)佳，具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)意識，能夠在前臺接待等工作中展現(xiàn)公司的良好形象。
3. 熟練使用Office辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，具備較強的文字處理能力和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能力。
4. 具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力和組織能力，能夠有效地協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，組織各類會議和活動。
5. 工作認真負責、細心嚴謹，具有較強的保密意識，能夠妥善處理各類敏感信息和文件。
6. 具備良好的學習能力和應(yīng)變能力，能夠快速適應(yīng)工作環(huán)境和工作內(nèi)容的變化，應(yīng)對各種突發(fā)情況 。